Дигитален офис

Дигитален офис

В днешно време дигитализацията все повече и повече навлиза в офисите, за да улесни работния процес и спести време. Защото дори в по-малките фирми комуникацията с клиенти или бизнес партньори все повече се осъществява чрез електронна поща, чрез видео обаждания, мийтинг или дори съобщения в социалните мрежи. Нека видим и някои от основните ползи на дигиталния офис.

Инвентаризацията е от съществено значение за създаването на офис без хартия.
Офис операторите могат да определят кои части на компанията все още не са записани цифрово. При цифрово архивиране на документи е наложително унищожаването на оригиналните документи след сканиране и архивиране в съответствие с GDPR.

За да направите това, документите трябва да бъдат шредирани. Важни инструменти и инструменти за цифровизираните офиси са също облачните системи, скенерите за документи и цифровите календари. В същото време цифровите щифтове вече се доказаха като особено ефективни.

Максимална сигурност на данните и спестяване на разходи
Често се случва не всички служители да имат неограничен достъп до всички фирмени документи. Следователно в цифровизираните офиси мениджърите могат да определят нива на достъп и различни права на служителите до определени документи.

Сигурността на данните е подобрена, защото неупълномощени лица нямат право да ги преглеждат и отварят. Дигитализирането на документи спестява много материали, разходи и време. Всички разходи за отпечатване на документи като фактури се елиминират автоматично. Освен това компаниите не трябва да инвестират допълнителни разходи в хартия или рафтове за съхранение.

В дигитализиран офис работните процеси обикновено се подобряват автоматично. Дигитализацията също има положителен ефект върху обслужването на клиентите, тъй като служителите на момента могат например да отворят всички важни данни по време на срещата с клиенти.

В зависимост от естеството на работа, служителите могат също компетентно да обработват клиентски заявки чрез дигитализация. Предимство за доброто обслужване на клиентите е също така, че всички важни документи могат лесно да се изпращат по имейл. В зависимост от съдържанието, това е просто криптирано, за да се гарантира, че само желаният получател може да отвори и прочете съдържанието на имейла.

Comments are closed.